Standpersonal als Erfolgsfaktor

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für einen gelungenen Messeauftritt wird von einigen Unternehmen unterschätzt: das Personal. Wenn die für die Messe rekrutierte Crew nicht geschult, geführt und effektiv motiviert wird, kann eine noch so akribische Messevorbereitung komplett verpuffen. Mit einer schlecht vorbereiteten Mannschaft auf dem eigenen Messestand prallen die Kundenkontakte ab wie Gummibälle.

Mannschaftsaufstellung
Die Zusammenstellung der Mannschaft für die Messe ähnelt sehr der Crewauswahl auf Yachten. Die Größe des Messestandes, die selbst gesteckten Ziele für den geplanten Messeerfolg oder Aktionen ergeben den Bedarf an Personal. Hinzu kommen die Erfahrungen von vorherigen Messeauftritten und die zu berücksichtigenden Kompetenzen, die man während der Messe vertreten haben möchte. Dazu gehören Vertreter der Geschäftsführung, Verkaufsleiter aber auch Vertreter des Herstellers oder Lieferanten. Ist die Anzahl der benötigten Personen ermittelt, beginnen die Überlegungen, wer aus dem eigenen Unternehmen welche Position und Verantwortung auf der Messe übernehmen kann und ob eventuell zusätzlich externes Personal engagiert werden muss. Besonders kleine Unternehmen greifen für die Messesaison auf „Family & Friends" zurück. Ehepartner, Söhne und Töchter oder einfach nur dem Unter­nehmen verbundene Personen werden für die Messe verpflichtet. Grundsätzlich eine gute Entscheidung für die Wahl der Messemannschaft, die allerdings auch Gefah­ren birgt. Die Motivation der Helfer kann schnell nachlassen, da man ja quasi dem Ausstellenden nur einen Gefallen tun möchte und den wirtschaftlichen Erfolg des Messeauftritts als eher ne­bensächlich betrachtet.

Geschulte Hilfskräfte
Mittelständische und größere Unternehmen greifen bei Messen gerne auf sogenannte Messehostessen zurück. Vermittelt von Personal- oder Eventagenturen wird so das eigene Personal mit Stu­denten, Dolmetscherinnen und Service­kräften aufgefüllt. Gerade, wenn Runden bewirtet werden müssen, reine Infotresen den ersten Kontakt zum Kunden abfedern sollen oder Kunden während der Warte­zeiten auf das Verkaufspersonal betreut werden müssen, sind solche geschulten Hilfskräfte von Vorteil.

Crewmanagement
Wenn die ersten Besucher die Messehallen stürmen, ist es für die effektive Einteilung der Messecrew zu spät. Wie auf einem Boot muss die Crew vor dem Start eingeteilt werden. Es müssen Verantwortlichkeiten verteilt werden und der Mannschaft die Ziele des Tages verdeutlich werden. Aufgaben vom Staubsaugen bis zur Prospektmaterialverwaltung sollten einzelnen Mitarbeitern zugesprochen werden. Eine kurze Besprechung eine halbe Stunde vor Messebeginn muss Pflicht sein.

Wacheinteilung
Der Messetag unterliegt gewissen Schwankungen, was die Frequenz der Kundenkontakte angeht. In der Regel sind in der ersten Stunde nach Messeöffnung, aber auch in der letzten Stunde vor Messeschluss weniger Kunden am Stand. Das kann man nutzen, um die Crew auf dem langen Messetörn zu entlasten. Geben sie ruhig einem Teil ihrer Mannschaft nach der morgendlichen Besprechung für ein oder zwei Stunden frei, damit sich diese auf der Messe umschauen können. Gerade Mitarbeiter aus ihrem Unternehmen werden diese Freigänge dankend annehmen, um Lieferanten und Hersteller zu besuchen oder sich einfach einen Überblick zu verschaffen. Ein weiterer positiver Effekt stellt sich mit dem kurzfristigen Perso­nalabbau in weniger besuchten Tageszeiten automatisch ein. Kunden bekommen Angst, wenn mehr Personal aut einem Messestand vertreten sind als Kunden. Kein Interessent mag eine plaudernde Runde von Mes­semitarbeitern stören oder gar einen Verkäufer wecken, der vielleicht gelangweilt hinter dem Tresen in der Tageszeitung blättert. Weniger Personal auf dem Stand ist da oft mehr.

Manöverkontrolle
Trotz Termindruck und Messestress sollte man sich als Standleitcr mehr­mals am Tag die Zeit nehmen, die einzelnen Stationen des Messe­standes zu besuchen und die verantwortlichen Mitarbeiter nach der Lage zu befragen. Kleine Missstände können so recht­zeitig korrigiert werden. Es nützt keinem etwas, wenn die sonst so freund­liche Dame am Infotresen verzweifelt, weil sie den versprochenen Nach­schub an Infomaterial nicht bekommt oder seit sechs Stunden ohne Ab­lösung nur noch gequält Auskunft gibt. Besonders wenn es extrem hek­tisch am Stand zugeht, helfen solche Rundgänge, die Crew zu unterstützen und neu zu mo­tivieren.

Standparties vermeiden
Jedes Unternehmen hat sicher eine eigene Einstellung zum Thema Al­kohol und Rauchen am Stand. Einige wenige Unternehmen haben das Fei­ern mit Kunden und Freunden auf dem eigenen Messestand sogar kulti­viert und kommen statt mit einem Messestand eher mit einer kleiner Knei­pe auf die Messe. Für neue Kunden ist das abschreckend. Kein Kunde mag eine laufende Standparty stören und auch das Plaudern mit einem Ver­käufer, der eine Alkoholfahne hat, ist wenig vertrauenerweckend. Ihre Kunden sollen sich natürlich an alkoholischen Getränke gerne er­frischen. Doch richten sie, wenn möglich, vom Publikum abgetrennte Be­reiche auf ihrem Stand ein, um dort in Ruhe das Gespräch mit ihren Kunden führen zu können. Ein Alkoholverbot für die Messe­mannschaft sollte bis Torschluss bestehen, dann sollten sie allerdings für ein Feierabendbier als Belohnung sorgen.

Fazit
Die Messemannschaft auf dem Stand jedes Ausstellers ist das „A" und „O" des Messeauftritts. Freundliches und geschultes Personal ist das Bindeglied zwischen dem ersten Kundenkontakt und dem Geschäftsabschluss. Mitarbeiter auf einer Messe müssen nicht zwingend Experten der ausgestellten Produkte sein, sie müssen den Kunden aber kompetent und verbindlich auffangen können und bei kniffeligen Detailfragen die ent­sprechenden Ansprechpartner vermitteln. Dafür ist es nötig, die eigene Messecrew entsprechend vor der Messe zu schulen und auf die Unterneh­mensphilosophie einzuschwören. Während der Messe muss nach den ers­ten Praxisstunden nachgesteuert und eventuell korrigiert werden, und ganz wichtig: immer und immer wieder das Standpcrsonal neu motivieren. Erst dann kann sich ein Messererfolg einstellen.

Quelle: Wassersportwirtschaft

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