Messearbeit - Vorbereitung ist das A und O

Abdul-Rahman Adib, Projektleiter der boot Düsseldorf, im Interview über eine optimale Messevorbereitung:

Die boot-Düsseldorf bietet als führende Boots- und Wassersportmesse mit rund 340.000 Besuchern hervorragende Präsentationsmöglichkeiten und Marktchancen. Andererseits ist es für ein Unternehmen nicht leicht, mit seinen Produkten in der Vielfalt des Angebotes aufzufallen. Was empfehlen Sie Ihren Ausstellern?

Am Anfang steht wohl die Frage: In welchem Angebotsbereich der Messe bin ich richtig aufgehoben. Wo erreiche ich meine Kundenzielgruppen optimal? Die erste Antwort daraufbietet die Aufteilung der Hallen auf die verschiedenen Angebotssegmente, die immer auch Bestandteil der Ausstellereinladung und fast aller boot-Werbemittel ist, die wir an unsere Besucher verteilen. Eben weil die boot mehrere Branchen umfasst, verwenden wir als Messegesellschaft viel Aufwand und viele Überlegungen darauf, das Angebot sinnvoll zu strukturieren, zu "Messen in der Messe" zu bündeln und jedes Segment optimal an die Besucherströme anzubinden. Das sorgt dafür, dass Anbieter und Nachfrager auf kurzem Wege und ohne Zeitverlust zueinander finden.

Es empfiehlt sich immer, bei Fragen das boot-Team Standvermietung zu kontaktieren. Es ist die Aufgabe der zuständigen Kollegen im Projektreferat, unsere Kunden zu beraten, ihnen eine auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Platzierung vorzuschlagen. Bei solchen Gesprächen können viele Fragen geklärt, aber auch viele Probleme schon im Vorfeld vermieden werden. In welchem Umfeld ist meine Firma platziert, wo stehen meine Mitbewerber? Ist der Stand für Besucher gut zu sehen und gut zu erreichen? Welche Sicherheitsbestimmungen muss ich beim Standbau beachten? Wer sich über das alles rechtzeitig informiert, ist auf der richtigen Seite.

Wichtig ist natürlich auch die Standgestaltung selbst. Ein Stand, der einladend und gepflegt wirkt, auf dem die Exponate ansprechend in Szene gesetzt werden, fällt auf und wird gern betreten. Und das muss nicht zwangsläufig mit enormen Kosten verbunden sein. Auch hier bieten wir Hilfestellung an. Wir haben Gestaltungs-Profis, die gern dabei helfen, ein Unternehmen und seine Produkte in rechte Licht zu rücken. Was nichts kostet, ist der freundliche Empfang, dem man dem Kunden am Stand bereit. Ein offenes Auftreten, das dem Messebesucher signalisiert, dass er willkommen ist, sollte selbstverständlich sein. Und schließlich: Eine gute Platzierung und eine attraktive Standgestaltung werden dem Aussteller erst dann voll zugute kommen, wenn die Messebeteiligung auch rechtzeitig und gezielt mit den Mitteln der Werbung und PR bekannt gemacht wird.

Lassen Sie uns zunächst bei der Medienarbeit bleiben. Welche Möglichkeiten hat der Aussteller, die Medienkraft der boot für seine Messeaktivitäten zu nutzen?

Mit weit über 2000 registrierten Journalisten aus 35 Ländern ist die boot tatsächlich ein Medienereignis ersten Ranges. Alle Medienzielgruppen, von der internationalen Fachpresse, über Wirtschafts- und Tagespresse bis hin zu den elektronischen Medien, werden von uns bedient, um die Besucher auf die Messe einzustimmen und ein positives Stimmungsumfeld für das Thema zu schaffen. Rund 3.000 Berichte mit einer Auflage von 90 Millionen Exemplaren und rund 3.000 Sendeminuten sorgen Jahr für Jahr dafür, dass jeder Wassersportinteressierte weiß: "Es ist wieder Zeit für die boot." Neuheiten, Brancheninformationen, große und gute Namen aus Wirtschaft und Sport und die vielen Services, die die boot zur Orientierung und für den Einstieg in den Wassersport bietet, stehen dabei im Mittelpunkt.

Viele Produkte, viele Strategien.

Es bietet sich für Aussteller an, vom Interesse der internationalen Medien an der Veranstaltung und ihrer Präsenz zu profitieren. Unsere Presseabteilung leistet dabei mit einer Reihe von Services Unterstützung. Sie erstellt für die Aussteller Fachpresselisten mit den auflagenstärksten internationalen Pressetiteln, die sich mit Boots- und Wassersport beschäftigen. Sie fragt Produkte und Neuheiten ab, die zu Produktberichten zusammengefasst und der Presse für die Berichterstattung und zur Vorbereitung des Messerundgangs zur Verfügung gesteIlt werden. Sie berät bei der Organisation von Pressekonferenzen, listet Termine und sorgt für deren Veröffentlichung. Sie bietet im Presse Center Pressefächer, in denen die AussteIler ihre eigenen Presseinformationen auslegen können. Auch diese Services sind weitgehend kostenfrei und sollten ausgiebig bei der Vorbereitung der boot genutzt werden.

Sie sprachen das Thema technische Unterstützung bei der Erstellung von Messestandkonzeptionen an. Viele Aussteller können sich aufwändige Standkonzeptionen kaum leisten. Haben Sie auch für Aussteller mit kleinerem Budget Lösungen parat?

Es muss nicht immer der großel individuelle Wurf sein, der mit vjel Aufwand und Kosten verbunden ist. Wir bieten mit so genannten Systemlösungen auch einfache, aber ansprechende Lösungen für die angesprochene Zielgruppe an. Die Stände werden fix und fertig aufgebaut und sind mit allem, was man zur Präsentation von Produkten und Services braucht, von der Beleuchtung bis zum Regal, ausgestattet. Darüber hinaus können wir auch Services wie Catering bieten oder die Standbesatzung organisieren. Der Aussteller muss letztlich nur noch anreisen und seinen Stand mit Material bestücken. Auf diese Weise sind nicht unerhebliche Spareffekte zu erzielen.

Fachberatung auch für Nachwuchs-Konsumenten.

Ein weiteres Thema ist die Werbung durch die Aussteller selbst im Vorfeld der Messe. Hierfür bieten Sie Werbemittel an. Haben Sie den Eindruck, dass dieses Angebot ausreichend genutzt wird?

Das Angebot wird leider nur von rund 25 Prozent der boot-Aussteller genutzt, also bei weitem nicht im wünschenswerten Maße. Dabei bietet unser Werbemittel-Paket hervorragende Möglichkeiten, Kunden auf die boot aufmerksam zu machen und sie zum Besuch zu motivieren. Es umfasst Plakate, Geländepläne, Logobögen, Besucherprospekte und verschiedene Aufkleber, die für verschiedene Zwecke eingeetzt werden können und keinen Cent kosten. Eine boot-Einladung, rechtzeitig verschickt zusammen mit einem Geländeplan, auf dem die eigene Standposition und -nummer eingetragen ist, eine Anzeige mit Standnummer in der Fachpresse, stimmt den Kunden rechtzeitig auf die boot ein und hilft ihm bei der Orientierung.

Und warum nicht in den eigenen Geschäftsräumen ein boot-Plakat aufhängen und damit signalisieren: "Wir sind dabei, besuchen Sie uns!" Wer mehr will, kann zusätzliche Listungen kostenpflichtig bestellen, z.B. Eintrittskartengutscheine und Kataloge für die Pflege besonderer Kunden. Und schließlich gibt es noch die zahlreichen Möglichkeiten der Online-Werbung im boot-Portal www.boot.de mit ebenfalls vielen kostenfreien Basisleistungen. Dazu gehören Ausstellereinträge, Produktberichte, Unternehmensnachrichten, und verschiedene Angebote zu Laufzeitaktionen, wie Terminplanung, Aktivitäten am Stand sowie Links zur eigenen Homepage. Letztlich macht's der Mix verschiedener Maßnahmen, und eine gute Vorbereitung ist für eine erfolgreiche Messebeteiligung das A und O.

Stand: 2004

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